Excel : quelques astuces pour gagner du temps

Tableur le plus connu, Excel est peut-être le plus complexe à appréhender de la suite Office de Microsoft, mais heureusement les astuces sont très nombreuses.

Le logiciel Excel peut paraître ardu, même après des mois de pratique. Qu’on l’utilise pour un petit budget familial ou en entreprise, les très nombreuses options qu’il permet peuvent nous rebuter et nous plonger dans un abîme de réflexion.

Mais les astuces sont légion, et nous allons vous en fournir quelques unes, qu’elles soit liées à un usage complexe ou basique. Suivez-nous !

Ajouter plusieurs colonnes ou lignes en une fois

Faire ces ajouts peut être fastidieux si on doit répéter l’opération à chaque nouvelle colonne ou ligne. L’astuce est de sélectionner plusieurs colonnes ou plusieurs lignes, puis clic droit et de choisir “Insérer” dans le menu déroulant.

Résultat ? Les nouvelles lignes seront alors insérées au-dessus de la ligne ou les nouvelles colonnes à gauche de celle qui a été sélectionnée en premier.

Figer ligne, colonne ou cellule

On peut avoir besoin de fixer une ligne, une colonne ou une cellule dans une suite de fonctions. C’est le cas lorsque l’on veut toujours diviser un calcul par la même cellule, et ce quel que soit l’endroit où se trouve la formule.

Une fois la formule saisie, appuyer sur la touche F4 quand la cellule dont il s’agit est mentionnée. Un exemple ? Taper =SOMME(C3, puis appuyez sur F4. L’origine de la fonction va se muer en =SOMME($D$4.
Le dollar signifie que l’élément est figé (dans cet exemple, la colonne C et la ligne 3 sont figés). En appuyant encore sur F4, vous figerez seulement la ligne ou la colonne.

Excel : quelques raccourcis clavier

Et pour gagner encore plus de temps, voici les raccourcis :

• Recalculer les données : F9
• Insérer la date du jour : CTRL+; (point virgule)
• Insérer l’heure : CTRL+: (deux points)
• Atteindre une cellule ou un tableau : F5
• Sélectionner une colonne active : CTRL+Espace
• Sélectionner une ligne active : SHIFT+Espace
• Sélectionner toute la feuille Excel : CTRL+A
• Un collage spécial : CTRL+ALT+V
• Insérer une somme automatique : ALT+=

Changer du texte en date

Pour mieux trier les données d’un tableur, le format aaaammjj est souvent privilégié (exemple 20210921). Comment convertir ces données au format Date (20/09/2021) ?

• Sélectionner la plage de cellules concernées par la conversion ;
• Ouvrir l’onglet Données ;
• Cliquer sur Convertir ;
• Cliquer 2 fois sur Suivant ;
• Dans la zone Format des données en colonne, cliquer sur Date et sélectionner AMJ ;
• Cliquer sur Terminer.

La gestion de plusieurs tableurs dans un classeur

Un document Excel, si besoin, sera composé de plusieurs onglets (feuilles de calcul). Il est facile d’ajouter des feuilles grâce à l’aide du bouton situé en bas à gauche de la fenêtre (accessible via MAJ + F11).

Bien entendu, renommer les feuilles vous donnera de la souplesse d’utilisation. Une couleur peut aussi être accolée après un clic droit sur l’onglet en question.

Changer une ligne en colonne

Pour cela (l’astuce fonctionne aussi pour la transformation inverse), il faut d’abord copier la zone que l’on souhaite muer en colonne.

Ensuite, vous placerez le curseur sur la cellule de la ligne dans laquelle les données doivent être placées. Cliquer sur Edition et Collage spécial. Puis cocher la case Transposé et cliquer sur OK. C’est tout !